รับเงินมัดจำ ออกเอกสารอะไร? จากตกลงราคา ถึงเก็บยอดที่เหลือ
โดย BaiDee ·
เมื่อได้รับเงินมัดจำแล้ว ใช้ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานของยอดที่รับจริง ส่วนก่อนรับเงิน ใช้ใบเสนอราคาเพื่อตกลงขอบเขตงานและเงื่อนไขมัดจำ และใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งยอดที่ขอให้ชำระ เอกสารทั้งสามตอบคนละคำถาม: ตกลงอะไร ต้องจ่ายเท่าไร และจ่ายแล้วเท่าไร
คู่มือนี้เน้นมัดจำที่เป็นส่วนหนึ่งของค่าบริการ เช่น งานออกแบบหรือติดตั้ง หากเป็นเงินประกันที่คืนได้ หรือมี VAT ให้ตรวจเงื่อนไขเอกสารกับผู้ทำบัญชีตามกรณีของคุณ
เอกสารแต่ละใบใช้ตอนไหน
- ใบเสนอราคา
- ระบุขอบเขตงาน ราคาที่ตกลง มัดจำ และเงื่อนไขจ่ายยอดที่เหลือ เก็บฉบับที่ลูกค้ายอมรับไว้อ้างอิง ไม่ใช้แทนหลักฐานรับเงิน
- ใบแจ้งหนี้
- แจ้งยอดที่เรียกเก็บ กำหนดชำระ และช่องทางจ่าย อ้างอิงงานหรือใบเสนอราคาให้ลูกค้ารู้ว่ากำลังจ่ายค่าอะไร
- ใบเสร็จรับเงิน
- ยืนยันยอดที่ได้รับแล้ว พร้อมวันที่และรายละเอียดรับเงิน ถ้ารับเฉพาะมัดจำ ให้ระบุว่าเป็นการรับมัดจำของงานใด ไม่แสดงว่าได้รับครบทั้งงาน
ใบเสร็จเป็นหลักฐานการรับเงิน ตามคำอธิบายของ กลุ่มตรวจสอบภายใน กรมประชาสัมพันธ์ ส่วนใบกำกับภาษีมีหน้าที่และเงื่อนไขต่างออกไป สำหรับผู้จด VAT การรับค่าบริการล่วงหน้าอาจทำให้เกิดหน้าที่ภาษีก่อนส่งมอบงาน ดู ประมวลรัษฎากร มาตรา 78/1 และให้ผู้ทำบัญชีตรวจจุดเกิดภาษีของรายการจริง
ตัวอย่าง: รับมัดจำแล้ว งานกับเงินอยู่คนละขั้น
ในตัวอย่างสมมตินี้ ตกลงงานและออกใบแจ้งหนี้ไว้ ฿30,000 รับชำระบางส่วนเป็นมัดจำ ฿12,000 จึงเหลือยอดตามใบแจ้งหนี้ ฿18,000 การรับมัดจำไม่ได้แปลว่าส่งมอบงานแล้ว และส่งมอบงานแล้วก็ไม่ได้แปลว่าเก็บเงินครบ
งานออกแบบเว็บไซต์
ลูกค้าตกลงราคาแล้ว · ออกใบแจ้งหนี้แล้ว
- ยอดที่ต้องรับทั้งหมด
- ฿30,000
- มัดจำที่ยืนยันรับแล้ว
- ฿12,000
- ยอดคงเหลือที่ต้องเก็บ
- ฿18,000
ตัวอย่างนี้ไม่รวม VAT และหัก ณ ที่จ่าย คุณเป็นผู้ตรวจเงินเข้าและยืนยันการรับเงิน ระบบไม่ได้ตรวจยอดในบัญชีธนาคารให้อัตโนมัติ
ตัวอย่างใช้การแบ่งรับชำระจากใบแจ้งหนี้ใบเดียวใน BaiDee หากออกใบแจ้งหนี้เฉพาะมัดจำ ต้องแยกมูลค่างานที่ยังไม่วางบิลออกจากยอดค้างรับของใบนั้น อย่านำยอดค้างรับเป็นศูนย์มาแปลว่าลูกค้าจ่ายครบทั้งงาน ปัจจุบัน BaiDee ไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้หลายใบแยกตามงวดในสายเอกสารเดียว
ตามงานหลังรับมัดจำด้วยบอร์ดโปรเจกต์
- เมื่อลูกค้าตกลงใบเสนอราคาแล้ว เข้าสู่ระบบ เปิดหน้าโปรเจกต์ แล้วเลือกสร้างโปรเจกต์จากใบนั้น ลูกค้าและเอกสารเดิมจะเชื่อมกับงาน
- ระบุงานถัดไปและวันครบกำหนด เช่น ส่งแบบรอบแรก โปรเจกต์ใหม่เริ่มที่กำลังทำ แล้วคุณเปลี่ยนสถานะเมื่อหน้างานเปลี่ยน
- เมื่อได้รับเงิน ตรวจยอดเข้าจริงและยืนยันรับชำระในเอกสาร จากนั้นออกใบเสร็จตามรายการรับเงินที่ยืนยันแล้ว
- ส่งมอบงานแล้ว ตรวจยอดค้างรับอีกครั้ง หากยังเหลือ ให้กำหนดงานถัดไปเป็นการติดตามเงิน และนัดวันที่จะติดต่อ
บอร์ดแยกสถานะงานออกจากการรับเงิน การย้ายไปส่งมอบแล้วหรือปิดงานไม่ล้างยอดค้างรับ วันครบกำหนดงานถัดไปก็แยกจากกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้ คุณเป็นผู้เปลี่ยนสถานะงานและยืนยันรับเงินเอง
ดูการติดตามโปรเจกต์และยอดค้างรับใน BaiDeeเริ่มติดตามลูกค้า 5 รายแรกฟรี รวมงานครั้งถัดไปของลูกค้ารายเดิม สิทธิ์ไม่เริ่มใหม่ทุกเดือน Business ฿199/เดือน สำหรับติดตามลูกค้ารายใหม่เพิ่มได้ไม่จำกัดระหว่างที่แผนมีผล